Digitalisaation edistämisen nykytila

Digitalisaatiokyselyssä kuntien henkilöstö arvioi digitalisaation edistämisen nykytilaa yhdestätoista näkökulmasta, joista neljää arvioidaan henkilökohtaisesta näkökulmasta ja seitsemään koko kunnan näkökulmasta. Arvioinnissa käytetään viisitasoista asteikkoa, jossa 5 = Erinomainen 4 = Hyvä 3 = Tyydyttävä 2 = Välttävä 1 = Heikko.

Arvioitavat näkökulmat ovat:

• Henkilökohtainen digitaalinen osaamisesi
• Tieto- ja viestintäteknisten laitteiden hyödyntäminen työssäsi
• Käytössäsi olevien tietokoneohjelmistojen käytettävyys ja toimivuus
• Työssäsi syntyvän ja tarvittavan datan ja tiedon suunnitelmallinen kerääminen
• Kerätyn datan ja tiedon hyödyntäminen kunnan toiminnassa ja johtamisessa
• Henkilöstön yleinen valmius digitalisaation edellyttämissä toimintatapojen muutoksissa
• Uusien ideoiden, innovaatioiden sekä toimintamalleihin liittyvien kokeilujen määrä
• Sähköisten palvelujen ja asiointimahdollisuuksien kattavuus ja laatu
• Kohdennetun sähköisen viestinnän ja kuntamarkkinoinnin hyödyntäminen
• Asiakkaille tarjottavat sähköiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet
• Selkeiden tavoitteiden ja mittareiden asettaminen digitalisaation edistämiselle kuntastrategiassa

Sosiaali-, terveys- ja pelastuspalveluiden siirryttyä hyvinvointialueille kunnat ovat entistä samankaltaisempia myös digitalisaation edistämisen nykytilaa tarkasteltaessa. Eroja kuitenkin löytyy niin kuntien väliltä kuin kuntien sisältä eri toimialojen vertaillen. Parhaimmat arviot nykytilastaan ovat saaneet tieto- ja viestintäteknisten laitteiden hyödyntäminen, henkilöstön digitaalinen osaaminen sekä tietokone-ohjelmistojen käytettävyys ja toimivuus. Eniten kehittämistarpeita kohdistuu digitalisaation edistämiseen kuntastrategiassa, datan ja tiedon hyödyntämiseen toiminnassa ja johtamisessa sekä ideoihin, innovaatioihin ja uusiin toimintamalleihin liittyviin kokeiluihin.

Tärkeimmät digitalisaation tuomat hyödyt

Digitalisaatiokyselyssä kuntien henkilöstö valitsee viisi mielestään tärkeintä digitalisaation tuomaa hyötyä.

Tärkeimmiksi digitalisaation tuomiksi hyödyiksi henkilöstö nosti ajasta ja paikasta riippumattomuuden lisääntymisen sekä tiedonkulun nopeutumisen ja avoimuuden lisääntymisen. Myös lähi- ja etätyöskentelymuodot ovat monipuolistuneet ja palvelujen saatavuus ja saavutettavuus on parantunut.

Vähiten tärkeimmiksi digitalisaation hyödyiksi koettiin uudenlaiset arvoketjut ja lisäarvon tuottamismahdollisuudet, joka voi liittyä siihen, että digitalisaatio nähdään kunnissa enemmän välineenä kuin arvon tuottajana. Myöskään lainvaatimuksien täyttymistä, vetovoiman lisäämistä tai henkilöstöresurssien kohdentamista ei nähdä kovinkaan tärkeäksi.

Kuinka hyvin etätyön mahdollistamisessa on onnistuttu?

Etätyön mahdollistavat työvälineet, laitteet ja ohjelmistot ovat tärkeä osa nykyaikaista kuntatyötä. Etätyömahdollisuudet luovat joustavuutta ja lisäävät kuntatyöpaikkojen vetovoimaa. Huomioitavaa on, että kunnissa tehdään paljon myös sellaista työtä (esim. perusopetus ja varhaiskasvatus), jossa työn luonne ei mahdollista etätyötä.

Henkilöstön mielestä etätyön mahdollistamisessa on kunnissa onnistuttu pääsääntöisesti hyvin, joidenkin mielestä jopa erinomaisesti. Vähän alle puolet vastaajista koki, että oman työn luonne ei mahdollista etätyötä.

Kuinka käytössäsi olevat laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat tiimityöskentelyn?

Digitalisaatio mahdollistaa sijainnista riippumattoman tiimityöskentelyn ja yhdessä tekemisen aiempaa helpommin. Toimiva tiimityöskentely vaatii sitä tukevat laitteet ja ohjelmistot sekä taidot niiden hyödyntämiseen. Tiimityöskentely jakaa tehtäviä ja vastuuta, lisää näkökulmien ja ideoiden moninaisuutta ja luo mahdollisuuksia oppia toisilta työntekijöiltä.

Henkilöstön mielestä käytössä olevat laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat tiimityöskentelyn pääsääntöisesti hyvin, joidenkin mielestä jopa erinomaisesti. Vajaa kolmasosa näki mahdollisuudet tyydyttäviksi tai sitä huonommiksi.

Kuinka saat tarvitsemaasi tukea tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön?

Tarvittava tuki tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön mahdollistaa tehokkaan ja katkeamattoman työskentelyn ja lisää yleistä työhyvinvointia. Tuen lisäksi tarvitaan riittävä perehdytys ja ohjeistus sekä osaamistason mukaista laite- ja ohjelmistokohtaista koulutusta.

Henkilöstön mielestä tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön saa tukea pääsääntöisesti hyvin. Vähän alle puolet vastaajista koki, että tukea saa tyydyttävästi tai sitä huonommin.

Oletko jo tietoisesti hyödyntänyt tekoälyä työssäsi?

Kunnissa pohditaan tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksia, ohjeistus- ja koulutustarpeita ja joissakin tapauksissa myös rajoittamista mm. tietoturva- ja tietosuojasyistä. Tekoäly työn apuna ja tukena on kuitenkin tätä päivää ja mahdollistaa jo monien työvaiheiden tehostamisen ja nopeuttamisen.

Kaksi kolmasosaa kuntien henkilöstöstä ei ole vielä perehtynyt tekoälyyn riittävästi hyödyntääkseen sitä omassa työssään. Alle joka viides on joko hyödyntänyt tai kokeilut tekoälyä työssään. Noin joka kymmenes ei aio tai voi hyödyntää tekoälyä.

Miten tekoälyä kunnissa tällä hetkellä hyödynnetään?

OpenAI:n ChatGPT on kunnissa ylivoimaisesti tunnetuin ja tietoisesti käytetyin tekoälysovellus. ChatGPT on tekoälypohjainen keskustelurobotti, joka osaa tuottaa ihmisenkaltaista tekstiä ja vastata kysymyksiin oppimansa aineiston perusteella.

Digitalisaatiokyselyssä muita mainintoja saivat mm. AiChat, AIVA, Ask AI Chatbot, Bard, Bing, Canva, ChatPDF, Crayon, Dall-E, DeepL, Finto AI, Google kääntäjä, GrantedAI, Soundful, Spinbase ja Spinverse.

Tekoälyä on kunnissa hyödynnetty tekstien kirjoittamiseen, tarkistamiseen, korjaamiseen ja tiivistämiseen, tiedon hakuun, taustoituksiin, kielikäännöksiin, kyselyihin, kuvien luomiseen, yleiseen ideointiin, taiteen tekemiseen, viestintämateriaaleihin, musiikin tekemiseen, analytiikkaan, koodaamiseen, oppituntien sisältörakenteisiin, kuvatunnistukseen, työkuorman keventämiseen ja rahoitushakemuksien laatimiseen.

Mitkä ovat mielestäsi onnistuneita esimerkkejä digitalisaation hyödyntämisestä kunnan palveluissa ja prosesseissa?

Sähköiset asiakirjat ja päätöksenteon dokumentit ovat kaikkien saatavilla verkossa, mikä lisää avoimuutta ja saavutettavuutta.

Digitaaliset työkalut, kuten Teams ja Google Workspace, ovat mahdollistaneet joustavamman yhteydenpidon ja palaverit.

Koulutussektorilla digitaaliset oppimisympäristöt tukevat monipuolista opetusta ja oppimista, ja oppilaiden henkilökohtaiset laitteet, kuten Chromebookit, tekevät oppimisesta saumattomampaa.

Sähköiset lomakkeet, e-kirjat ja varausjärjestelmät tarjoavat helppokäyttöisiä ja nopeita palveluita kuntalaisille.

Etätyövälineet, kuten Citrix ja Teams, ovat lisänneet joustavuutta ja tehokkuutta työnteossa.

Kunnalliset rekrytointipalvelut, kuten Kuntarekry, tehostavat työvoiman hallintaa.

Sähköiset asiointipalvelut ja omatoimikirjastot ovat tehneet kirjastopalveluista saavutettavampia.

Sähköinen asiointi eri toimialoilla, kuten varhaiskasvatuksessa ja rakennusvalvonnassa parantaa prosessien tehokkuutta.

Kiinteistönhuollon mobiilisovellukset ja vikailmoitusjärjestelmät nopeuttavat huoltopyyntöjen käsittelyä.

Asukaskyselyt ja palautejärjestelmät tukevat osallistavaa demokratiaa ja mahdollistavat reaaliaikaisen palautteen.

Sosiaalisen median ja karttapalveluiden käyttö tiedottamisessa parantaa tiedonkulkua ja osallistumista kaupungin suunnitteluun.

ChatGPT:llä laaditun yhteenvedon pohjana on 735 yksittäistä vastausta niistä kymmenestä digitalisaatiokyselyyn osallistuneesta kunnasta, joista saatiin eniten avoimia vastauksia. 

Mitkä ovat mielestäsi digitalisaation hyödyntämisen suurimmat haasteet, jotka tulisi ratkaista juuri nyt?

Osaamisen ja koulutuksen puute: Monissa vastauksissa korostettiin henkilöstön digitaalisen osaamisen vaihtelevuutta ja tarvetta lisäkoulutukselle, erityisesti vanhemmalle henkilöstölle ja niille, jotka eivät ole tottuneet käyttämään digitaalisia työkaluja.

Teknologian saavutettavuus ja tasa-arvo: Huoli siitä, että kaikilla ei ole yhtäläisiä mahdollisuuksia hyödyntää digitaalisia palveluja, oli yleinen. Tämä sisältää laitteiden ja internet-yhteyksien saatavuuden sekä tietoteknisten taitojen puutteen, erityisesti ikäihmisten keskuudessa.

Muutosvastarinta ja asenteet: Vastustus uusia teknologioita ja työtapoja kohtaan oli merkittävä haaste. Vanhat toimintatavat ja ajattelumallit hidastavat digitalisaation omaksumista.

Resurssipula ja rahoitus: Useat vastaukset viittasivat resurssien ja rahoituksen puutteeseen digitalisaation toteuttamisessa, kuten laitteistojen päivittämisen ja uusien järjestelmien käyttöönoton suhteen.

Tietoturva ja tietosuoja: Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen olivat huolenaiheita, joita korostettiin useissa vastauksissa. Tietoturvan parantaminen ja henkilöstön kouluttaminen tietoturva-asioissa ovat keskeisiä.

Järjestelmien yhteensopimattomuus ja monimutkaisuus: Haasteena oli myös eri järjestelmien yhteensopimattomuus ja käyttöliittymien monimutkaisuus, mikä tekee niiden käytöstä vaikeaa ja aikaa vievää.

Digitalisaation strateginen suunnittelu ja Johtaminen: Strategisen näkemyksen puute ja digitalisaation kokonaisvaltaisen johtamisen tarve nousivat esiin. Tarvitaan suunnitelmallista lähestymistapaa ja muutosjohtajuutta digitalisaation toteuttamiseksi.

ChatGPT-4:lla laaditun yhteenvedon pohjana on 875 yksittäistä vastausta niistä kymmenestä digitalisaatiokyselyyn osallistuneesta kunnasta, joista saatiin eniten avoimia vastauksia.

Kuinka digitalisaatiokysely toteutettiin?

Digitalisaatiokyselyn tulokset perustuvat alla olevien 24 kunnan ja 2534 työntekijän syys-lokakuussa 2023 antamiin vastauksiin. Suurin osa kunnista on mukana Kuntaliiton ja FCG Finnish Consulting Groupin vetämässä valtakunnallisessa digiverkostohankkeessa. Kyselyn tuloksia täydennetään uusien vastaajakuntien myötä.

Akaa, Hyvinkää, Kaskinen, Kauhava, Kaustisen seutukunta (Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Toholampi, Veteli), Kemi, Kemijärvi, Lahti, Mikkeli, Muurame, Porvoo, Rantasalmi, Rauma, Sodankylä, Tornio, Urjala, Utajärvi, Utsjoki, Valkeakoski ja Ylöjärvi.